规划管理职能
规划意味着展望未来并制定后续的行动方案。这是一种预备步骤。它是一种系统性的活动，确定何时、如何以及由谁来执行特定任务。人们常说“好的计划等于完成了一半的工作”。因此，规划需要考虑组织现有的和潜在的人力和物质资源，以便实现有效的协调、贡献和完美的调整。它是包括制定一个或多个详细计划以实现预定目标的基本管理职能。
根据Urwick的说法，“规划是一种思维上的预先准备，决定有序地做事，先思考再行动，并根据事实而不是猜测行事。”规划是在执行不同的管理职能时选择最佳替代方案，以实现既定目标。
根据Koontz & O’Donnell的说法，“规划是提前决定做什么、怎么做以及谁去做。规划填补了我们当前状态与我们想要达到的目标之间的差距。它使得一些原本不会发生的事情成为可能。”
规划职能的步骤
管理的规划职能涉及以下步骤：
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确立目标
- 规划需要一种系统的方法。
- 规划始于设定要实现的目标。
- 目标为开展各项活动提供了理由，并指明了努力的方向。
- 此外，目标使管理人员关注最终成果。
- 实际上，目标是规划过程的核心。因此，目标应以清晰、明确且无歧义的语言表述。否则，所采取的行动将是无效的。
- 尽可能地，目标应以定量的方式表述。例如，员工人数、发放工资、生产单位等。但如质量控制经理的表现、人事经理的有效性这样的目标则不能以定量的方式表述。
- 这些目标应以定性的方式表述。
- 因此，目标应该是实际的、可接受的、可行的和可实现的。
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建立规划前提条件
- 规划前提是关于未来事件的假设。
- 它们构成了规划的基础。
- 建立规划前提是确定在业务过程中偏离实际计划的趋势及其原因。
- 它是为了找出在业务过程中会遇到的障碍。
- 建立规划前提是采取措施尽可能避免这些障碍。
- 规划前提可以是内部的或外部的。内部包括资本投资政策、管理层与员工的关系、管理哲学等。而外部包括社会经济、政治和经济变化。
- 内部前提是可控的，而外部前提是不可控的。
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选择替代行动方案
- 当预测可用且前提条件已建立时，必须考虑各种替代行动方案。
- 为此，必须对每个替代方案进行评估，权衡其利弊，以现有资源和组织需求为依据。
- 在做出选择之前，必须检查每个替代方案的优点、缺点及其后果。
- 经过客观和科学的评估后，选择最佳替代方案。
- 规划者应利用各种定量技术来判断一个替代方案的稳定性。
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制定衍生计划
- 衍生计划是次要计划或子计划，有助于实现主要计划。
- 次级计划将从基本计划中产生。它们旨在支持和加速实现基本计划。
- 这些详细计划包括政策、程序、规则、计划、预算、时间表等。例如，如果企业的主要目标是利润最大化，则衍生计划将包括销售最大化、生产最大化和成本最小化。
- 衍生计划表明完成各项任务的时间安排和顺序。
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获取合作
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确定了计划之后，建议让那些需要实施这些计划的下属或人员参与进来。
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这样做的目的是：
- 下属可能会因为参与决策过程而感到受到激励。
- 组织能够获得有价值的建议和改进，以提高计划的制定和实施。
- 而且员工会对执行这些计划更有兴趣。
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跟进/评估计划
- 在选择了特定的行动方案之后，将其付诸实施。
- 在选定的计划实施之后，有必要评估其效果。
- 这是基于相关部门或人员提供的反馈或信息进行的。
- 这使管理层能够纠正偏差或修改计划。
- 这一步建立了规划和控制功能之间的联系。
- 跟进工作必须与计划的实施同时进行，以便在观察到的情况基础上，未来的计划可以更加现实。