文档化流程的重要性及其益处
在改进业务流程时，记录流程及其改进同样重要。大多数顾问会记录“现状流程”以及“未来流程”。虽然许多人认为这是惯例，并出于相同的原因这样做，但记录流程还有其他重要的原因。记录过程有助于组织获得长期的主要和次要利益，如下所述：
为什么很重要？
以下是一些组织通过明确记录其流程所寻求的主要好处：
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消除运营模糊性： 首要且最重要的原因是减少运营模糊性。下次如果有人对谁应该做什么或应遵循的最佳实践有疑问时，可以查看详细的文档来解决争议。这些文件作为组织集体知识的存储库，可以在需要时供任何人查阅。
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培训材料： 记录还作为培训材料，帮助新员工更快地掌握技能。与其让员工直接上岗并在实践中学习隐性知识，可以使用文档给新员工进行课堂培训，让他们了解需要执行的任务。文档充当培训手册，涵盖了课程大纲并提供了教育资源所需的笔记。这可以辅以现场的实地访问，以便更快速有效地培养出高效的员工。
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营销用途： 文档还可以被市场销售部门用来真正了解组织的能力。有了这些知识，他们可以准确判断能向客户承诺什么以及什么能够兑现。凭借流程知识，市场部门可以做出组织能够履行的承诺。无需过度或不足承诺，这会在后期引起客户的不满和困扰。
次要益处
除了直接帮助公司日常运营的明显主要好处之外，还有一些次要好处可以帮助公司持续分析和改进其流程。以下是记录如何在这方面提供帮助：
可供分析：当流程变更被详细记录时，它们可以在需要时随时进行分析。这有助于管理层理解设计当前最佳实践时所使用的知识。这也有助于管理层决定目前遵循的最佳实践是否真的适用于其运营环境，从而避免昂贵的需求收集，因为顾问会按小时计费。
可进行版本比较：有了详细的记录，流程改进可以逐个版本进行跟踪。这意味着管理层将拥有前3到4个版本的过程及其性能，以及当前过程和性能。因此，他们可以一起查看这些内容，看看哪些变化产生了什么结果。这将告诉他们哪些是成功的，可以继续这样做。
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