有效写作以达目标

在写给朋友、同事、客户或业务伙伴时，内容必须清晰、简洁、有说服力、准确且自信。阅读以下提示，以使信件/备忘录/演示文稿有价值。

1. 避免冗长: 选择较短的单词和句子。

   例如：“我想提醒您会议已被取消”。[10个词] 这句话可以改写为“请注意会议已被取消”。[7个词]

2. 使用客观的主题行: 备忘录/信件/电子邮件的主题应客观，并反映消息的内容。

   例如，“关于商务有效写作的建议”向读者传达了消息内容将与有效写作相关的信息。

3. 确定你的受众: 最好只写给一个特定的受众，因为写给不同专业的人可能需要选择他们都能理解的专业术语。同时，不要使用只有特定受众才能理解的技术性词汇。

4. 请求行动: 永远不要让读者猜测“下一步是什么？”他们应该知道期望他们做什么。在邮件/信件的结尾处明确你希望读者采取的行动。

5. 分步骤发布公司信息: 不要向员工发送大量文字密集型邮件。将信息分阶段发布。

   例如，如果公司设置了一个视频会议室，公司传播团队应该首先发送宣布启用的消息，第二条消息说明如何使用设备，第三条消息说明如何预定会议室用于客户会议和电话。

6. 逻辑地格式化文档: 确保消息中的内容与主题以及上下文中的内容相关联。文档中包含的各个段落之间应该有逻辑上的联系。

7. 要有说服力: 将注意力集中在单一读者身上，这会增加读者的关注度并创建读者的责任感。

8. 吸引观众: 和观众对话。

   例如，与其说“会有两种计算成本的方法。”发件人可以说，“财务分析师可以选择两种程序之一来计算成本。”

9. 发送前检查: 总是校对即将发送的邮件/备忘录/文档。记住，初稿不一定是最终稿。不仅要检查内容，还要检查格式、主题行、受众和附件。

10. 充满信心地执行: 发送沟通时不要害怕。如果需要提醒，请发送提醒。而不是发给一组人，而是只发给尚未提交报告的人。

    例如，如果你正在跟进你要求的报告，可以这样写：“感谢X, Y, Z发送报告。我们仍在等待A, B和C的报告。请他们在今天下午4点前提交。”

祝你写作愉快...